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本文目錄一覽

1，怎樣把公司檔案管理做好
2，辦公室檔案管理制度
3，檔案管理的規(guī)定是什么
4，企業(yè)檔案管理制度的制定
5，檔案管理制度范本
6，編寫檔案管理制度

1，怎樣把公司檔案管理做好

制訂公司檔案管理辦法，明確檔案管理的職責(zé)、歸檔、檔案的分類、保密、利用、鑒定與銷毀、統(tǒng)計、獎懲等要求。

管理公司電子人事檔案的話，可以使用云檔案的人事管理平臺，這個平臺擁有考勤系統(tǒng)、休假管理、績效考核、人事流程系統(tǒng)、企業(yè)資產(chǎn)管理、合同管理、培訓(xùn)管理、客戶管理功能。

制訂公司檔案管理辦法，明確檔案管理的職責(zé)、歸檔、檔案的分類、保密

怎樣把公司檔案管理做好

2，辦公室檔案管理制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。七、每季度對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

辦公室檔案管理制度

3，檔案管理的規(guī)定是什么

檔案管理制度 1、凡需要歸檔的各類文件、材料都要收集完整，及時立卷歸檔，任何部門和個人不得私自保留。 2、秘書科應(yīng)于每年二月前將上年應(yīng)歸檔的各種材料移交檔案室，屬于大會材料、案件處理材料和其他重要的臨時材料，應(yīng)及時歸檔。移交要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，當(dāng)面清點、簽收。 3、檔案員要嚴(yán)格按照檔案業(yè)務(wù)部門的要求，進行檔案的收集、分類、立卷、歸檔、查閱和管理，按時向縣檔案館移交檔案。 4、查閱一般文書檔案，要注明查閱內(nèi)容及時間，做好查閱登記，屬于機密仍在保密期限的，必須由辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。原則上檔案不外借。

檔案管理的規(guī)定是什么

4，企業(yè)檔案管理制度的制定

公司檔案管理制度一、文書檔案歸檔制度1. 各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。2. 各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內(nèi)勤）收集、審定、整理、立卷。3. 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù)）無缺頁、破損現(xiàn)象。4. 下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。5. 凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。6. 重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。7. 機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制1. 認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。2. 負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。3. 負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。4. 負(fù)責(zé)檔案庫房各項制度的落實。5. 積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制1. 各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。四、部門立卷制度1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。2. 各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。五、檔案保管制度1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。六、檔案保密規(guī)則1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項制度。2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。3. 查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進入檔案室。4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時交給檔案管理部門。5. 對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。七、檔案借閱制度1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。2. 凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。3. 借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。八、其他解釋權(quán)歸公司行政人事部。

5，檔案管理制度范本

檔案管理制度制度名稱檔案管理制度受控狀態(tài) 編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第一章總則第1條目的為加強企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制定。第2條管理部門行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下。（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第二章企業(yè)檔案管理體制第3條歸檔范圍（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。（2）企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。（3）本企業(yè)的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、批示等。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標(biāo)證書和證明等。（6）財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。（7）勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。（8）儀器、設(shè)備方面的文件材料。（9）基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料。（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)。第4條管理部門（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。（2）企業(yè)設(shè)立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財務(wù)部負(fù)責(zé)所有財務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。第三章平時歸卷第5條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第6條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切，并編上條款號。第7條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第8條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第四章立卷第9條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第10條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第11條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第15條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。第16條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作第17條企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻索引資料。第18條借閱管理（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件調(diào)閱單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過____天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第六章檔案銷毀管理第19條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。第20條經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。第21條銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。第七章附則第22條本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。

6，編寫檔案管理制度

給你個參考版本，希望以上對你有幫助。　　文件資料管理制度　　為實現(xiàn)文件、資料管理的規(guī)范化,使公司整體管理工作有案可理,有章可循,避免無序和混亂,結(jié)合公司的具體情況制定本制度.　　一、一般規(guī)定　　1、公司文件資料是載有公司經(jīng)營管理所需內(nèi)容且公司決定對其予以管理的文書、圖表和音像制品.　　2、文件資料管理,是指對公司文件資料的撰制或取得、使用、保管過程所進行的系統(tǒng)控制.　　3、文件資料所有權(quán)屬于公司.部門和員工根據(jù)工作需要可按照本制度規(guī)定在一定范圍內(nèi)對其掌握和使用,但不得占為己有.　　4、對文件資料的管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)有序,不得松懈和隨意.　　5、文件資料涉及公司秘密的,在管理中應(yīng)遵循公司《保密制度》規(guī)定.　　屬于合同內(nèi)容的文件資料,在管理中應(yīng)按《合同管理制度》執(zhí)行.　　《計算機管理條例》對公司文件資料管理有特別規(guī)定的,執(zhí)行該規(guī)定.　　6、公司對文件資料的管理采取集中管理與分散管理相結(jié)合的方式,一方面由公司文件資料主管部門直接管理主要文件資料并對全部文件資料集中歸檔,另一方面由業(yè)務(wù)部門對局部業(yè)務(wù)技術(shù)資料作階段性的使用和保管.　　7、辦公室是公司文件資料的主管部門,負(fù)責(zé)對公司文件資料管理提出規(guī)劃方案,直接管理重要文件資料和對全部文件資料集中歸檔,指導(dǎo)檢查其他職能部門的文件資料管理工作.　　二、辦公室的管理職責(zé)　　1、管理由承辦的業(yè)務(wù)部門送交的或外來的政府職能部門的各項批文.　　2、管理公司所有證照 ,包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、土地使用權(quán)證、房產(chǎn)證、他項權(quán)利證書等.　　3、管理以公司名義對公司外部和公司內(nèi)部的發(fā)文.　　4、收管各部門報送公司的公章申請表、合同評審表.　　5、保管規(guī)章制定和工作計劃、工作報告、工作總結(jié)、會議記錄或記要.　　6、保管由其發(fā)出的工作催辦單和工作任務(wù)完成情況報告表、工作聯(lián)系單、物品領(lǐng)用單.　　7、發(fā)布和收管公司的各種通報、通知和公告.　　8、保管部門和員工提交給公司的申請報告和匯報.　　9、接收并保管在項目結(jié)束后由業(yè)務(wù)部門送交的項目設(shè)計圖紙及其他技術(shù)資料.　　10、在合同訂立后接收并保管合同資料.　　11、接收并保管訴訟或仲裁的案件資料.　　12、接收并保管財務(wù)部送交的財務(wù)報表及相關(guān)財務(wù)資料.　　13、制作聘用合同文本,簽訂并保管《聘用合同》.　　14、接收、調(diào)取、保管員工檔案資料和所邀請的專家有關(guān)情況和資料.　　15、接收保管公司的獲獎證書和獎杯及其他獎品.　　三、其他部門的管理職責(zé)　　財務(wù)部　　1、在貸款合同終止前,負(fù)責(zé)貸款合同、擔(dān)保合同和監(jiān)管協(xié)議管理.　　2、管理公司財務(wù)帳冊和憑證.　　3、管理公司財務(wù)報表和財務(wù)分析資料.　　4、管理公司其他財務(wù)資料.　　(二)營銷部　　1、在合同訂立前管理合同評審資料,在合同訂立后至終止前管理合同資料復(fù)印件.　　2、在項目結(jié)束前管理項目策劃資料和新聞媒體發(fā)布的公司項目的資料.　　3、在項目結(jié)束前管理存儲的物管、配套、工程等資料.　　4、管理顧客投拆和矛盾調(diào)處資料.　　(三)工程技術(shù)部　　1、在合同訂立前管理合同評審資料,在合同訂立后至終止前管理合同資料復(fù)印件.　　2、在項目結(jié)束前管理項目設(shè)計和圖紙等資料和項目配套資料.　　3、在項目結(jié)束前管理職能部門批文復(fù)印件.　　(四)總師室　　1、項目結(jié)束前管理職能部門批文復(fù)印件.　　2、在合同訂立前管理委托設(shè)計合同的評審資料,在合同訂立后終止前管理合同資料復(fù)印件.　　項目結(jié)束前管理設(shè)計文件和各類設(shè)計圖紙原件或復(fù)印件.　　(五)動遷部　　1、合同訂立前管理委托動遷等相關(guān)合同的評審資料,在合同訂立后至終止前管理合同資料復(fù)印件.　　2、在動遷結(jié)束前,管理動遷安置協(xié)議等資料.　　3、在動遷結(jié)束前管理政府職能部門的批文復(fù)印件.　　4、管理收集到的國家及市政府有關(guān)房屋拆遷和法律、法規(guī)、規(guī)章、政策和口徑辦法等資料.　　四、管理的基本程序　　對自制文件資料的管理　　1、公司行政管理類文件資料,由辦公室安排人員起草;涉及技術(shù)內(nèi)容的文件資料由業(yè)務(wù)部門起草.交辦公室主任核稿.文件資料需要其他部門會簽的,起草人須在其會簽后送辦公室主任核稿.　　2、辦公室將審核后的文稿報送總經(jīng)理審批簽發(fā).總經(jīng)理對部分文件資料的簽發(fā)已作出授權(quán)決定的,辦公室應(yīng)按授權(quán)報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批.　　3、公司文件資料審批簽發(fā)后,辦公室在《公司文稿紙》上應(yīng)注明主送機關(guān)、抄送機關(guān)及總印數(shù).　　4、辦公室根據(jù)《公司文稿紙》的發(fā)送范圍辦理文件資料的發(fā)送手續(xù),發(fā)送時應(yīng)印制文件發(fā)送表格,由發(fā)送人將文件資料內(nèi)容、發(fā)送日期、收件部門和人員等逐項登記清楚.其中向外部發(fā)送的應(yīng)收管好發(fā)送回執(zhí)憑證,向內(nèi)部發(fā)送的,則要求收件人在收件登記簿上簽名.　　5、各部門根據(jù)本部門研究成果撰寫的文稿資料和制作的其他類型資料,一般作為自留資料,由本部門予以登記.　　(二)對外來文件資料的管理　　1、外來文件應(yīng)由辦公室進行收文登記,并填寫《文件閱辦單》,上報總經(jīng)理批示(總經(jīng)理外出時,報常務(wù)副總經(jīng)理批示).辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示將文件分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱辦.所有閱辦人均須在閱辦單上簽名.　　2、外來資料直接送交或郵寄給公司的,一律由辦公室接收、拆封和登記,直接送交或郵寄給其他部門的,收件部門應(yīng)進行登記,除屬于自留資料由收件部門自留外,其他資料均應(yīng)送交辦公室審查、登記和保管,送交時應(yīng)辦理交接手續(xù).　　(三)對文件資料的使用和保管　　1、由辦公室保管的其他資料,業(yè)務(wù)部門需要使用時應(yīng)向辦公室辦理借用手續(xù),辦公室應(yīng)根據(jù)實際情況決定或?qū)⒃璩鲎粤魪?fù)印件,或借出復(fù)印件自留原件.但借出時應(yīng)經(jīng)過分管副總批準(zhǔn)并辦理借用手續(xù).　　2、各部門在其訂立合同后應(yīng)將合同資料復(fù)印一套留用,同時將原件資料交辦公室,由辦公室登記備案后移送法務(wù)部.　　3、業(yè)務(wù)部門在項目和工程結(jié)束后應(yīng)將從辦公室借用的文件資料交還給辦公室,交還時應(yīng)抽回借條.　　4、在合同終止后或訴訟、仲裁結(jié)案后,法務(wù)部應(yīng)將合同資料或訴訟、仲裁資料送交辦公室登記和保管.　　五、管理要求　　1、各部門對文件資料的接收、發(fā)送、移交均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),并辦理登記手續(xù).　　2、經(jīng)過辦公室統(tǒng)一登記的文件資料未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人申請并經(jīng)分管副總批準(zhǔn)不得擅自復(fù)印,更不得擅自借出.　　3、辦公室檔案人員對于進檔的文件資料應(yīng)視其內(nèi)容、承辦部門、項目屬性等因素進行整理和分類后裝入檔夾,檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)資料的分類、編號和名稱,并設(shè)立檔案登記簿,有序地編寫文件資料索引.　　4、公司章程、股東名簿、投資合同、股東會和董事會記錄、財務(wù)報表、政府部門批文、不動產(chǎn)所有權(quán)和使用權(quán)證、設(shè)計文件和圖紙、債權(quán)憑證及其他重要文件資料應(yīng)作永久性保存;預(yù)決算書、會計憑證、企業(yè)計劃資料等保存期不得少于10年;終止的合同資料及相關(guān)訴訟、仲裁結(jié)案資料保存期不得少于5年;其他無長期保存必要的資料的保存期不得少于1年.　　5、文件資料的銷毀,應(yīng)由辦公室征求相關(guān)部門及分管副總意見并提出銷毀方案報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,銷毀工作由辦公室實施,實施時必須有兩人在場.　　銷毀的文件資料應(yīng)在檔案內(nèi)注明銷毀日期.